DeCA obligatorio desde el 5 de octubre de 2026: qué es, multas y cómo cumplir con la normativa
A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser obligatoriamente digital. Este nuevo formato, conocido como DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo), sustituirá al modelo tradicional y obligará a las empresas de transporte afectadas a generar, facilitar y conservar esta documentación electrónicamente.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es la versión digital del documento de control que debe acompañar a determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Debe generarse antes del inicio del servicio y contener información esencial como:
- Cargador contractual y transportista efectivo.
- Origen y destino de la mercancía.
- Naturaleza y peso de la carga.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo y, cuando corresponda, del remolque o semirremolque.
Además, deberá generarse como un PDF nativo digital. Es decir, no será válido rellenar un documento en papel y escanearlo posteriormente.
¿El DeCA sustituye a la hoja de ruta o la hoja de carga?
En el día a día del sector, al documento de control se le suele llamar hoja de ruta u hoja de carga: el papel que acompaña a la mercancía y recoge quién la envía, quién la transporta, de dónde sale, adónde va y qué se lleva. Es el documento que regula la Orden FOM/2861/2012.
El DeCA no es un documento nuevo que se suma a los que ya tienes: es ese mismo documento de control, en versión electrónica. Por eso, desde el 5 de octubre de 2026, en los transportes afectados la hoja de ruta en papel deja paso al DeCA.
¿Quién debe disponer del DeCA?
La obligación afecta principalmente al transporte público de mercancías por carretera realizado por cuenta ajena.
El cargador contractual y el transportista efectivo son responsables de disponer de la documentación correspondiente y conservarla.
Además, el conductor debe tener acceso al DeCA durante el transporte para poder mostrarlo si se produce una inspección en carretera.
Un código QR para mostrar el DeCA en carretera
Uno de los principales cambios del nuevo sistema es la incorporación de un código QR.
El conductor podrá mostrar este QR durante un control y el agente podrá escanearlo para acceder directamente al PDF correspondiente al transporte.
El acceso deberá ser sencillo y directo, sin necesidad de iniciar sesión o introducir credenciales.
Por tanto, ya no será suficiente con que el documento esté archivado en la oficina: el conductor deberá poder acceder a él durante su ruta.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar el DeCA durante al menos un año.
Esto es especialmente importante porque la documentación puede ser requerida no solo durante un control en carretera, sino también posteriormente durante una inspección.
Por ello, disponer de un sistema que almacene y organice los documentos relacionados con cada servicio facilitará considerablemente el cumplimiento de la normativa.
Multas por no disponer del DeCA
No disponer correctamente del documento de control puede suponer una sanción.
La falta del documento, la ausencia de datos esenciales, no garantizar que el conductor disponga de él durante un control o no conservarlo correctamente puede constituir una infracción grave, con multas de entre:
401 y 600 euros.
El falseamiento del documento o de los datos incluidos en él se considera una infracción muy grave, con sanciones que pueden alcanzar entre:
4.001 y 6.000 euros.
Además, determinados supuestos de reincidencia pueden incrementar estas sanciones.
¿Cómo soluciona Polpoo la gestión del DeCA?
En Polpoo hemos integrado el DeCA directamente dentro de la operativa de reparto, evitando que las empresas tengan que gestionar documentos por separado, enviarlos manualmente a los conductores o depender de archivos en diferentes plataformas.
El DeCA directamente en la app del chófer
El conductor puede acceder al documento correspondiente desde la app de chófer de Polpoo.
Dentro de la aplicación dispone del código QR del DeCA, preparado para mostrarlo rápidamente si se produce un control en carretera.
El agente simplemente tendrá que escanear el QR para acceder al PDF correspondiente.
De esta forma, el conductor no necesita buscar documentos, revisar correos o llamar a la oficina para conseguir la documentación.
Todos los DeCA almacenados y disponibles
Polpoo también permite mantener los documentos almacenados y vinculados a los servicios realizados.
Así, una vez terminada la ruta, la empresa sigue teniendo disponible el DeCA para futuras consultas o inspecciones y puede cumplir con la obligación de conservación documental.
Esto permite centralizar la documentación y evitar archivos dispersos, documentos en papel o búsquedas manuales meses después de realizar un transporte.
Prepárate antes del 5 de octubre de 2026
La entrada en vigor del DeCA supone un nuevo paso en la digitalización del transporte.
Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas afectadas deberán asegurarse de generar correctamente sus documentos, ponerlos a disposición de los conductores y conservarlos durante el periodo establecido.
Con Polpoo, el DeCA se integra directamente en la gestión diaria de las rutas: el conductor dispone del QR desde su app, puede mostrarlo durante cualquier control y la empresa mantiene toda la documentación almacenada y accesible para futuras inspecciones.
¿Quieres preparar tu empresa para la llegada del DeCA? Contacta con Polpoo y descubre cómo digitalizar su gestión antes de que entre en vigor.