Control de rutas de reparto: del Excel al software
Si diriges una distribuidora, es muy probable que el control de rutas de reparto de tu empresa viva en una hoja de cálculo. Una pestaña por día, una fila por cliente, colores para las zonas y una columna de observaciones que solo entiende quien la escribe.
No es una mala herramienta. Es la que ha crecido con el negocio. El problema no es el Excel: es todo lo que el Excel no puede ver.
Qué significa controlar una ruta de reparto
Controlar el reparto es poder responder a tres preguntas en cualquier momento del día:
- ¿Qué ha salido? Qué pedidos van en cada vehículo, con qué chófer y en qué orden.
- ¿Dónde está? En qué parada va cada ruta ahora mismo y si llega a tiempo.
- ¿Qué ha pasado? Qué se ha entregado, qué se ha devuelto, qué se ha cobrado y qué incidencias ha habido.
La hoja de cálculo responde bien a la primera pregunta. A la segunda, no responde: hay que llamar al chófer. Y a la tercera responde tarde, cuando alguien de administración teclea los albaranes por la tarde.
Cómo se lleva el control de rutas de reparto en Excel
El esquema se repite en casi todas las distribuidoras, sea de bebidas, de congelado o de carne:
- Se cierra el corte de pedidos y alguien los exporta del ERP.
- El responsable de tráfico los reparte entre vehículos a mano, con lo que sabe: qué bar no recibe por la tarde, qué calle no traga el camión, a qué cliente hay que ir con dos personas.
- Se imprime una hoja de ruta por chófer, o se le manda una foto por WhatsApp.
- Durante el día, el control es el teléfono: «¿por dónde vas?».
- Por la tarde, los albaranes vuelven en papel y se pasan al sistema.
Este modelo aguanta bien hasta 5 o 6 vehículos. A partir de ahí empiezan las señales de que se queda corto:
- Hay una persona imprescindible. Si el que cuadra las rutas se pone malo, el reparto de mañana no sale igual.
- Se repite trabajo. El pedido se teclea en el ERP, se copia al Excel, se imprime y se vuelve a teclear con el albarán firmado.
- Nadie sabe nada a las once de la mañana. Si un cliente llama para preguntar por su entrega, la respuesta es «te llamo ahora».
- Los datos del día se pierden. Cuánto se tardó en cada parada, cuántos kilómetros de más se hicieron, qué incidencias se repiten con el mismo cliente. Todo eso pasa, pero no queda registrado en ningún sitio.
Planificar a mano, además, tiene un coste que no se ve en la hoja: entre un 15 y un 30% más de distancia y tiempo que una planificación calculada. Son kilómetros que se pagan y no se facturan.
Qué añade un software de gestión de rutas
Un software de gestión de rutas no sustituye a la persona que sabe del reparto. Sustituye a la hoja de cálculo, al teléfono y al papel. Lo hace en cuatro puntos:
1. La planificación se calcula, no se cuadra
Los pedidos entran solos desde el ERP y el planificador de rutas los reparte entre vehículos y ordena las paradas aplicando las reglas reales del reparto: peso y volumen de cada vehículo, franjas horarias de cada cliente, zonas, multiviaje con recarga en el almacén. Las rutas fijas y el orden fino de cada barrio se respetan: lo que sabe el veterano no se pierde, se guarda.
2. El chófer trabaja desde el móvil
La hoja de ruta impresa pasa a ser una app de reparto: la lista de paradas en su orden, la firma del albarán en la puerta, los cobros, los envases devueltos y las incidencias con foto. Y funciona sin cobertura, en el sótano del hotel o en el polígono sin señal.
3. El reparto se ve en vivo
En la oficina, el seguimiento del reparto responde a la pregunta «¿dónde está?» sin llamar a nadie: escribes el nombre del cliente y ves ruta, chófer y hora prevista de llegada. Si la ruta va con retraso, el propio sistema puede avisar al cliente por WhatsApp.
4. El día se cierra con datos
Lo que antes se tecleaba por la tarde ya está registrado: entregas, devoluciones, cobros, tiempo por parada y kilómetros reales. Con eso se pueden sacar los indicadores del reparto y saber qué ruta y qué cliente dan dinero y cuáles lo quitan.
Qué pedirle a un software de gestión de rutas
Antes de mirar catálogos, conviene tener claro qué tiene que cubrir. Estas son las preguntas que separan una herramienta de reparto de un simple optimizador de mapas:
- ¿Entiende el multiviaje? El camión que sale, reparte, vuelve a cargar y sale otra vez es el pan de cada día en bebidas.
- ¿Sabe de pesos, volúmenes y tipos de vehículo? Que un camión de 16 palets no entra por según qué calle hay que saberlo antes de calcular.
- ¿Respeta las rutas fijas y las zonas de cada chófer, o lo rehace todo cada día?
- ¿Se conecta con tu ERP para que los pedidos entren solos y los albaranes vuelvan solos?
- ¿La app del chófer funciona sin cobertura?
- ¿Registra cobros, envases e incidencias, o solo la firma?
- ¿Cumple con lo que viene: albarán digital y DeCA?
Si quieres profundizar en cómo evaluar opciones, tienes una guía completa sobre qué necesita tu empresa antes de elegir un software para distribuidoras.
Cómo pasar del Excel al software sin parar el reparto
El miedo más habitual es razonable: «no puedo parar el reparto una semana para cambiar de sistema». Y no hace falta.
Lo que funciona es hacerlo por fases:
- Comprobar la integración antes de firmar. Que el proveedor hable con tu proveedor de ERP y confirme que se conectan. Sin esto, todo lo demás es humo.
- Arrancar con un puente desde el Excel. Mientras se monta la integración con el ERP, que suele tardar de 2 a 4 semanas, el reparto sale con las hojas de siempre convertidas. Nadie deja de repartir.
- Formar a los cinco perfiles. Logística, administración, almacén, chóferes y dirección. Cada uno usa una parte distinta y hay que enseñarla en su jornada, no en una sala.
- Medir desde el primer día. El 80% del dato se captura solo, de la actividad del chófer. No hay que esperar a tener la información perfecta para empezar a ver el reparto.
La hoja de cálculo no desaparece del todo. Sigue siendo útil para lo que siempre fue buena: mirar números. Lo que deja de hacer es sostener sola el reparto de toda una empresa.
Si quieres ver cómo quedaría el control de tus rutas sobre tu propia operación, pide una demo: son 20 minutos y se hace con tus rutas, no con un ejemplo.